Slik unngår du produksjonsstans og tomme kaffemaskiner etter flytting. Se vår sjekkliste nederst i artikkelen.
– Det handler om planlegging. Hver gang.
Ronny Johnsen har sett kontorfellesskap komme og gå, bokstavelig talt. Som daglig leder i IT-leverandøren JPC har han deltatt i utallige flytteprosesser, og nøler ikke med å kalle kontorflytting «et fag i seg selv».
– En sømløs overgang er mulig, men flytting er en av tingene folk sliter mest med.
Ronny og kollegene hans er ofte på befaring i nye kontorlokaler. At de er innflyttingsklare er langt fra regelen.
– Det vi opplever i felten, er at ting ikke er klart når vi kommer. For eksempel kan toalettene ha tørket ut, eller et møterom kan være planlagt uten ventilasjonsanlegg. Skal kaffemaskinen stå et sted hvor man ikke har lagt inn vannrør?
Glemmer infrastrukturen
Som IT-leverandør opplever Ronny at flyttejobbene han selv utfører har dreid seg fra å bære kasser til å planlegge infrastruktur. Mens fargevalg på veggene kan være noe man går flere runder med, mener han IT er et felt mange tar for gitt.
Det kan bli en kostbar aha-opplevelse.
– Ofte blir vi tilkalt litt for sent. Kunden står der med alle PC-ene sine i et nytt lokale, men ingenting virker. Folk bruker mye penger på interiørarkitekter, men glemmer at IT er hjertet i bedriften.
Han har sett flere tilfeller hvor en dårlig planlagt flytting fører til langvarig produksjonsstans. Arbeidsfiler på servere som er utilgjengelige, programmer som ikke fungerer og brannmurer som sperrer viktige funksjoner. Framfor alt er det én ting mange glemmer:
– Internett er det kritiske punktet. Vi ser gang på gang at man har glemt å bestille nettlinje inn i de nye lokalene. De færreste får gjort særlig mye uten det, så da stopper hele flytteprosessen den uka.
I følge Ronny tar det ofte seks til åtte uker fra bestilling til levering av en nettlinje, og jobben bak er gjerne større enn man tror.
– Folka som kommer med nettlinja må ofte grave opp en gate og legge fiberkabelen, føre den fra gata inn i bygningen og opp i etasjen hvor du skal ha den.
Stoppes av heissjakter
Inne i bygningen finnes det flere valg som må tas. Mens de fleste skjønner at vannrør og avløp må planlegges godt, er det lett å glemme måtene f.eks. arkitektur og planløsninger spiller inn på wifi-dekningen i bygget.
– Mange jobber i blinde når de skal sette opp det trådløse nettet – de gjetter seg bare fram til hvor de trådløse senderne skal stå. For eksempel kan en heissjakt stoppe signalet helt, og da kommer snart klagene fra de ansatte.
Når Ronny og kollegene jobber med et nytt kontorlokale, beregner de både antall og plassering av trådløspunkter ved å kombinere fysisk befaring, plantegninger og datamodellering.
– Til slutt får vi et varmekart som simulerer styrken på signalet i ulike deler av bygningen.
Dette tilpasses så bruken av ulike deler av bygget, slik at kunden ikke investerer i for få – eller for mange – trådløspunkter.
– Skal man teppebombe lokalet med trådløssignaler eller spotte det opp? I en lobby kan det være hundre mennesker under en konferanse, mens et stillerom kanskje bare er for én person.
Det samme gjelder det kablede nettet og strømforsyningen. Hvor skal de ansatte sitte? Og hvor skal kopimaskin og skriver stå? Hvor er det nok med ett uttak, og hvor trenger man fire?
Som Ronny oppsummerer:
– Det er viktig at kartet stemmer med terrenget.
– Bør slippe flyttebule
Nøkkelen til å lykkes ligger altså i forarbeidet. Ronny anbefaler å sette seg opp en liten tidslinje for flyttingen for å få oversikt, samt å tenke nøye gjennom om man skal gjøre jobben selv eller sette den ut.
– Kanskje de ansatte bør slippe å komme inn i en flyttebule? Tid er penger, så det kan være dårlig butikk om møblene står og flyter i esker.
Ansatte har tross alt en kostpris – som så settes opp mot inntekten de genererer.
– Regn på den tapte inntekten det medfører hvis de ansatte skal gjøre flyttingen selv. Da lønner det seg nok ikke.
Sjekkliste:
- Velg en flytteansvarlig, som setter opp tidspunkter for hva som skal skje, når det skal skje, og hvem som skal gjøre hva. Planlegg godt, og involver de ansatte mest mulig i hele flytteprosessen
- Bestille fastlinje/internett (så tidlig som mulig)
- Hvilke andre avtaler og abonnementer må flyttes eller sies opp, og hvilke nye må tegnes (forsikringer, kontormaskiner, planter, mat/kaffe, rengjøring, parkering, helsetjenester, alarm, strøm etc)
- Få tak i en planskisse over de nye lokalene. Tegn inn nettverkspunkter.
- Utarbeide varmekart (dekningskart) for Wi-Fi
- Sjekk vannrør og ventilasjon
- Kontroll og vurderinger av strøm, kabling, brannmur, switcher, ruter, DNS etc.
- Skal det være et teknisk rom eller serverskap (behov for kjøling)?
- Pakking i esker og merking av alt
- Hva skal tas med videre, og hva skal kastes? Tenk på hvordan behandle det, med tanke på sikkerhet og miljø – er det EE-avfall etc. Slette innholdet i digitalt utstyr man ikke tar med videre.
- Sørg for at flyttingen går raskt, med minst mulig nedetid på de ansatte, for å hindre stans i salg, produksjon eller tjenester
- Ha IT-support tilgjengelig på flyttedagen
JPC kan bistå arbeidet med en effektiv flytting.
Les mer om flytting av kontor
